Software für den
Hausmeisterservice.
Mehrere Hausmeister, dreißig Objekte, fünf Hausverwaltungen: Software für Hausmeisterservice, in der das Büro verteilt, das Team am Handy erledigt und jeder Auftraggeber am Ersten seinen Nachweis bekommt – ohne dass jemand morgens die Runde telefoniert.
Was ein Hausmeisterdienst braucht, in einem Programm
Software für Hausmeisterdienste muss den Alltag abdecken, nicht beeindrucken – eine Software Hausmeisterservice und Büro gleichermaßen nutzen. Zwölf Dinge, die jeden Tag vorkommen.
Zählerstände ablesen
Strom, Gas, Wasser und Wärme je Objekt und Einheit. Der Hausmeister fotografiert den Zähler, eine KI liest den Stand, die App rechnet den Verbrauch seit der letzten Ablesung und warnt beim Ausreißer. Ableseliste als PDF für den Rundgang, Export als CSV für die Verwaltung.
Objekte und Verträge je Auftraggeber
Jedes Objekt mit Adresse, Einheiten und Kontakten, zugeordnet zur Hausverwaltung, für die ihr arbeitet. Der Vertrag steckt als Leistungsverzeichnis im Objekt: welche Leistung, in welchem Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich, Intervall, einmalig), Saison von–bis, in der Pauschale oder nach Aufwand. Laufzeit und Kündigungsfrist des Vertrags verwaltet die App nicht. Import aus Excel oder CSV.
Team und Zuweisung
Hausmeister anlegen, Objekte zuweisen. Jeder sieht am Handy nur seine Objekte und Aufgaben – das Büro sieht alle.
Aufgaben aus den Leistungen
Aus dem, was je Objekt vereinbart ist, entstehen wiederkehrende Aufgaben mit Checkliste. Abhaken mit Foto, Rückmeldung ans Büro.
Rundgänge mit QR
Feste Routen mit Kontrollpunkten, Uhrzeit und Standort je Punkt, Protokoll als PDF. Ein Mangel wird zum Ticket.
Meldungen und Tickets
Vom Hausmeister, vom Büro, aus dem Mieter-Portal oder per QR-Code am Objekt. Drei Stufen: Neu, In Bearbeitung, Erledigt.
Zeiterfassung
Tag starten, Ankunft je Objekt, Pause, Feierabend. Das Büro sieht live, wer arbeitet und seit wann; Summen je Tag und Woche, Überstunden gegen Sollzeit, Export als PDF und CSV.
Schlüsselverwaltung
Sorten und Exemplare je Objekt, Ausgabe an Handwerker oder Mieter mit Unterschrift, Erinnerung bei Überfälligkeit. Im Detail →
Winterdienst mit Beleg
Einsatz mit Foto vorher und nachher, Wetter und Standort automatisch. Das Nachweis-PDF geht sofort an den Auftraggeber.
Abfuhrkalender
Push um 6:30 Uhr am Tag der Leerung – je Objekt, damit die Tonnen an der Straße stehen.
Leistungsnachweis am Ersten
Automatisch je Auftraggeber: Aufgaben, Rundgänge, Zeiten je Objekt als PDF – per Mail und im Portal. Mit Aufteilung in umlagefähige und nicht umlagefähige Leistungen (§ 2 Nr. 14 BetrKV), von der App vorsortiert.
Angebote, Rechnungen, Mahnwesen
Aus dem Leistungsverzeichnis des Objekts, als PDF und E-Rechnung an den Auftraggeber – mit Zwischensummen „davon umlagefähig / davon nicht umlagefähig" (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Bank-Abgleich, drei Mahnstufen und DATEV-Export sind im Abo.
13 Sprachen für die Hausmeister
Jeder Mitarbeiter wählt seine Sprache; das Büro arbeitet auf Deutsch.
Das Büro verteilt, das Team erledigt, der Nachweis entsteht nebenbei
- Morgens
Das Büro sieht je Objekt die offenen Aufgaben aus den Leistungen, die Tickets nach Status – und wer schon eingestempelt ist. Ein Objekt einem Hausmeister zuweisen ist ein Klick; die Aufgaben daraus landen bei ihm.
- Unterwegs
Der Hausmeister öffnet die App und sieht nur seine Objekte: Aufgaben, Rundgänge, Winterdienst, Schlüssel. Er stempelt die Ankunft, arbeitet ab, macht Fotos. Läuft am Objekt auch ohne Empfang weiter, mit späterer Synchronisation – für die geöffnete App.
- Im Büro
Jede Erledigung kommt als Rückmeldung mit Foto und Uhrzeit an. Wer gerade arbeitet und seit wann, steht live auf dem Dashboard. Niemand ruft an, um zu fragen, ob die Lindenstraße heute dran war.
- Am Ersten
Für jeden Auftraggeber entsteht der Leistungsnachweis von selbst – aus dem, was das Team im Monat erfasst hat. Das Büro prüft, die App sendet.
Dein Geld holst du hier herein – ohne zweites Programm
Viele Programme für den Hausmeisterservice hören bei der Dokumentation auf; für Rechnungen brauchst du dann ein zweites, das extra kostet. Hier liegt beides im selben Abo – und die Rechnung entsteht aus dem, was ohnehin schon erfasst ist.
Angebot und Rechnung aus dem Leistungsverzeichnis
Was je Objekt vereinbart ist, steht im Leistungsverzeichnis – daraus wird das Angebot und daraus die Rechnung. Als PDF und als E-Rechnung, ohne dass jemand Positionen abtippt.
Umlagefähig und nicht umlagefähig getrennt
Jede Leistung trägt das Kennzeichen nach § 2 Nr. 14 BetrKV, vorbelegt nach Bereich und je Objekt anpassbar. Auf dem Rechnungs-PDF stehen beide Zwischensummen – die Verwaltung kann umlegen, ohne nachzurechnen.
Bank-Abgleich
Umsätze als CAMT.053-Datei aus dem Online-Banking oder automatisch von Qonto, Abgleich gegen die offenen Rechnungen, Rücklastschrift und Aufheben. Du siehst, welche Rechnung wirklich bezahlt ist.
Mahnwesen in drei Stufen
Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung mit deinen Fristen, Gebühren und Textvorlagen – von Hand oder automatisch, mit Sperre gegen Doppelmahnung. Kein Inkasso, kein gerichtliches Mahnverfahren.
Buch & Belege mit GoBD-Lückenprüfung
Journal über alle Belege, Prüfung auf lückenlose Nummernkreise je Jahr, festgeschriebene Belege als PDF eingefroren. Was einmal festgeschrieben ist, ändert niemand mehr.
DATEV-Export für den Steuerberater
Buchungsstapel als EXTF-Datei mit Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, dazu CSV. Das ist die Übergabe – ein zweites Buchhaltungsprogramm brauchst du dafür nicht.
Was der Steuerberater darüber hinaus macht – Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss –, macht er weiterhin. Wir liefern ihm den Stapel, nicht die Erklärung.
Jede Hausverwaltung bekommt ihr eigenes Portal
Der Verwalter meldet sich mit eigenem Login an und sieht nur seine Objekte: Tickets mit Fotos, alle Nachweise je Objekt und Zeitraum, Rechnungen – und er stellt selbst Aufträge ein, statt anzurufen. Bei jedem neuen Nachweis bekommt er eine Nachricht. Mieter und Eigentümer melden Schäden mit Foto über ihr eigenes Portal oder über einen QR-Code am Objekt, ohne Login.
Für den Hausmeisterservice heißt das: Die Frage „was macht ihr eigentlich für das Geld" wird nicht mehr gestellt, weil die Antwort jeden Tag im Portal liegt.
Einsatz-Nachweis, wie ihn die Verwaltung im Portal sieht. Beispiel aus dem Vorführbetrieb.
In dieser Reihenfolge, ohne Stillstand
- 1Vorhandene Listen unter „Daten übernehmen" hineinwerfen – Objekte, Leistungsverzeichnis, Schlüssel, Auftraggeber. Die App erkennt selbst, was was ist, und fragt bei Unklarem nach.
- 2Hausmeister anlegen, Objekte zuweisen, App auf ihren Handys installieren. Ab hier laufen Aufgaben, Zeiten und Fotos.
- 3Auftraggeber-Zugänge anlegen: Die Verwaltung bekommt einen Link, setzt einmal ein Passwort und sieht ab dem nächsten Ersten ihren Nachweis. Danach, wenn du willst, die Mieter-Einladungen.
Wie lange das dauert, hängt an deiner Liste – wir nennen keine Zahl, die wir nicht gemessen haben. Die 14 Tage Probezeit sind für genau diese Schritte da.
Kujdesa Hausmeisterservice, Dachau
Kujdesa betreut Mehrfamilienhäuser und Wohnanlagen für Hausverwaltungen im Landkreis Dachau und führt den Betrieb komplett in DailyWalker – Objekte, Team, Winterdienst mit Beleg, Leistungsnachweis am Ersten, Angebote und Rechnungen an die Verwaltungen. Was ein Auftraggeber bekommt, steht öffentlich im Musterprotokoll.
Ein Grundpreis, dann je Kopf.
69 € im Monat enthalten dein Büro. Jeder Hausmeister draußen 19 €, jeder weitere Platz im Büro 49 €. Alle Preise netto, monatlich kündbar.
| Du allein – Büro und Objekt in einer Person | 69 | 69 € / Monat |
| Du im Büro, ein Hausmeister draußen | 69 + 19 | 88 € / Monat |
| Kleiner Betrieb: du und drei Hausmeister | 69 + 3 × 19 | 126 € / Monat |
| Wachsendes Team: zwei im Büro, zehn Hausmeister | 69 + 49 + 10 × 19 | 308 € / Monat |
| Größerer Betrieb: drei im Büro, 25 Hausmeister | 69 + 2 × 49 + 25 × 19 | 642 € / Monat |
14 Tage Probezeit ohne Abbuchung, Zahlungsmittel wird beim Start hinterlegt. Speicher ab 2,90 € im Monat, falls mehr als das Inklusivvolumen gebraucht wird; Prüffristen und Betreiberpflichten kommen mit dem Facility-Management für 59 € dazu. Alle Preise.
Drei Dinge, die gegen DailyWalker sprechen
- —Keine App im Play Store oder App Store. DailyWalker ist eine Web-App, die jeder Hausmeister auf seinem Handy installiert. Wer einen Store-Eintrag als Bedingung hat, ist hier falsch.
- —Keine Lohnabrechnung und keine Steuererklärung. Die App liefert Rechnungen, Zeiten und Belege – Lohn, Umsatzsteuervoranmeldung und Bilanz macht der Steuerberater.
- —Prüffristen für Anlagen (Aufzug, Feuerlöscher, Rauchmelder) gehören zum Facility-Management-Zusatz, nicht zur Hausmeister-Software.
Häufige Fragen zur Hausmeisterservice-Software
Lohnt sich das auch, wenn ich allein anfange?＋
Ja, und ohne zweiten Platz: Als Ein-Mann-Betrieb zahlen Sie 69 € und wechseln mit „Vor Ort arbeiten" selbst zwischen Büro und Objekt. Was beim Start sonst zählt – Handwerksrolle, erster Vertrag mit einer Hausverwaltung, Betriebshaftpflicht – steht auf der Seite Selbstständig als Hausmeister.
Was kostet die Software für einen Hausmeisterservice?＋
69 € im Monat für den Betrieb inklusive einem Büro-Arbeitsplatz, dazu 19 € je Hausmeister und 49 € je weiterem Büro-Arbeitsplatz. Netto, monatlich kündbar. Ein Betrieb mit drei Hausmeistern zahlt 126 € im Monat.
Kann ich kostenlos testen?＋
14 Tage, ohne Abbuchung. Ein Zahlungsmittel wird beim Start hinterlegt; abgerechnet wird erst danach, und du kannst jederzeit zum Monatsende kündigen.
Läuft die Software ohne App Store?＋
Ja. Sie läuft im Browser und wird auf Android und iPhone über „Zum Startbildschirm hinzufügen" installiert – mit eigenem Symbol und Push-Nachrichten. Auf dem PC im Büro ganz normal im Browser.
Zählt der Inhaber als Arbeitsplatz?＋
Nein. Der Inhaber ist im Grundpreis enthalten und kann beides: im Büro planen und mit einem Tipp auf „Vor Ort arbeiten" selbst Rundgänge, Winterdienst und Aufgaben erledigen.
Wie kommen unsere Objekte ins System?＋
Sie werfen Ihre vorhandenen Listen an einer Stelle hinein – Leistungsverzeichnis, Schlüssel- und Telefonliste, Abfuhrkalender, Auftraggeber, Anlagen mit Prüffristen, Rundgänge, Material, Fahrzeuge. Die App erkennt selbst, was was ist, und fragt nach, was sie nicht zuordnen kann; die Spalten müssen nicht heißen wie bei uns. In einem gemessenen Lauf mit acht Dateien entstanden 43 Datensätze ohne einen Fehler, und derselbe Lauf ließ sich vollständig zurücknehmen. Was der Import nicht tut: Mitarbeiter-Zugänge anlegen – die Liste ordnet nur zu, ein Zugang kostet einen Platz. Hausmeister legst du per Formular an und weist Objekte per Klick zu.
Sieht die Hausverwaltung, was wir leisten?＋
Ja, über das Auftraggeber-Portal: eigener Login, Tickets mit Fotos, alle Nachweise je Objekt, Rechnungen – und sie kann selbst Aufträge einstellen. Mieter melden Schäden mit Foto über ihr eigenes Portal oder per QR-Code am Objekt.
Funktioniert die App auch ohne Empfang?＋
Ja, solange sie geöffnet ist: Meldung, Winterdienst, Aufgabe, Rundgang, Zählerstand, Zeit, Ticket-Status und Übergabeprotokoll gehen im Keller oder Hinterhof in eine Warteschlange – auch mit Fotos – und werden der Reihe nach gesendet, sobald wieder Netz da ist. Die Grenze ist ehrlich benannt: Wird die App ohne Empfang neu geladen, erscheint das Menü, aber kein Inhalt. „Komplett offline“ versprechen wir deshalb nicht.
Wo liegen unsere Daten?＋
Auf Servern von Hetzner in Deutschland, Live- und Testsystem getrennt. Kein Datenverkehr zu Google: auch die Schrift der Webseite liegt auf unserem eigenen Server, damit die IP-Adresse eines Besuchers nirgendwo anders landet.
Unterschreibt der Kunde auf dem Handy?＋
Bei der Schlüsselausgabe ja – wer einen Schlüssel bekommt, unterschreibt mit dem Finger auf dem Gerät, mit Namen und Zeitpunkt, und die Unterschrift bleibt in der Historie. Einen unterschriebenen Arbeitsschein für jede erledigte Aufgabe gibt es nicht: Der Nachweis entsteht über Foto, Uhrzeit und GPS und geht als Monats- oder Einsatz-Nachweis an den Auftraggeber.
Was ist der Unterschied zur Hausmeister-App?＋
Es ist dasselbe Produkt. Die Hausmeister-Seite erklärt die Arbeit am Objekt, diese Seite den Betrieb dahinter: Team, Auftraggeber, Abrechnung.
Erstes Objekt anlegen, ersten Hausmeister einladen.
14 Tage ohne Abbuchung – danach 69 € im Monat plus 19 € je Hausmeister, monatlich kündbar.
Server in Deutschland · Kündbar zum Monatsende · Objekte per CSV importierbar