Nebenkostenabrechnungssoftware,
die bis zur Zustellung denkt.
Rechnen kann jedes Programm. Die Abrechnung scheitert nicht am Rechnen – sie scheitert an der Zustellung, die niemand belegen kann, an der Frist, die jemand übersehen hat, und an den Belegen, die der Mieter sehen will. Genau dort setzt diese Software an: Umlageschlüssel je Objekt, Heizkosten nach HeizkostenV, § 35a je Position – und danach Zustellnachweis, Einwendungsfrist und Belegeinsicht im Portal.
Nebenkostenabrechnung Software: einen Testsieger gibt es nicht, fünf Prüfpunkte schon
Auf test.de findet sich kein Test von Software für die Nebenkostenabrechnung, auch nicht von Hausverwaltungssoftware — nachgesehen am 29. September 2026. Wo „Testsieger“ steht, steht meist die Rangliste eines Vergleichsportals. Die kann nützlich sein, ein Prüfurteil ist sie nicht. Fragen Sie dort, wonach bewertet wurde. Und legen Sie an jede Software dieselben fünf Punkte an, an denen eine Abrechnung in der Praxis hängt — auch an unsere:
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1. Woher kommen die Zählerstände?
Bei DailyWalker trägt sie ein, wer abliest, oder fotografiert den Zähler; der Mieter kann seinen Stand im Portal selbst melden. Zählerstände erfassen
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2. Wird je Position getrennt, was umlagefähig ist — und § 35a gleich mit?
Bei DailyWalker an der Eingangsrechnung, je Position. Von dort wandert der Anteil auf die Abrechnung des Mieters, statt im Februar gesucht zu werden. Der Ablauf
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3. Rechnet die Software die Heizkosten selbst?
Bei DailyWalker nach Heizkostenverordnung, mit § 9a bei fehlender Erfassung und der CO₂-Kostenaufteilung — oder sie übernimmt die fertige Abrechnung des Messdiensts. Hängen im Haus Heizkostenverteiler an den Heizkörpern, ist das der Weg: Die Verteiler selbst erfasst die App nicht.
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4. Was passiert nach dem Versand?
Bei DailyWalker wird die Zustellung mit Datum und Nachweistext festgehalten, die Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB läuft als Frist im System, und die Belege sieht der Mieter im Portal.
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5. Wonach wird bezahlt?
Bei DailyWalker nach Einheiten, ohne Grundpreis, monatlich kündbar. Preise
Was gegen diese Software spricht, steht weiter unten, ohne Beschönigung: fünf Punkte. Den Vergleich mit anderen Programmen finden Sie unter Hausverwaltungssoftware im Vergleich.
Nicht die Rechnung ist das Problem, sondern was nach dem Versand kommt
Eine Betriebskostenabrechnung ist erst dann fertig, wenn sie den Widerspruch übersteht. Bis dahin sind es drei Stellen, an denen es regelmäßig kippt: Der Mieter behauptet, er habe nichts bekommen. Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB ist verstrichen, und damit sind Nachforderungen weg. Oder er verlangt Belegeinsicht, und das Büro sucht drei Stunden nach Rechnungen aus dem Vorjahr.
Alle drei sind keine Rechenfehler – und deshalb hilft ein besseres Rechenprogramm dort nicht. Was hilft: ein Zustellnachweis mit Datum, eine Frist, die das System selbst im Blick behält, und Belege, die der Mieter im Portal öffnet, ohne einen Termin zu verlangen.
Von der Eingangsrechnung bis zur zugestellten Abrechnung
- 1 Rechnungen hereinholen
Eingangsrechnungen als PDF hineinwerfen – die Positionen liest die App heraus. Je Position wird festgelegt: welche Kostenart, umlagefähig ja oder nein, und welcher Anteil nach § 35a EStG haushaltsnahe Dienstleistung ist. Diese Entscheidung fällt einmal und trägt bis auf die Mieterabrechnung.
- 2 Umlageschlüssel setzen
Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteil oder direkt. Der Katalog gilt für die Verwaltung, lässt sich aber je Objekt abweichend einstellen – etwa weil die Eigentümergemeinschaft es so beschlossen hat.
- 3 Heizkosten rechnen oder einlesen
Entweder die App rechnet selbst nach HeizkostenV, oder die Abrechnung des Messdiensts – Techem, ista, Brunata – wird eingelesen und die KI überträgt die Werte. Beides endet an derselben Stelle.
- 4 Prüfen lassen
Vor dem Versand sieht ein Prüfer die fertige Abrechnung auf typische Fehler durch. Nicht als Ersatz für den eigenen Blick, sondern als zweite Runde vor dem Versand.
- 5 Zustellen und belegen
Die Abrechnung geht als PDF ins Mieterportal, mit Zustellnachweis und Datum. Ab da läuft die Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB als echte Frist im Fristenwächter – nicht als Notiz im Kalender.
Nach Verordnung, nicht nach Gefühl
Grund- und Verbrauchskosten im Verhältnis 30/70 oder 50/50, Warmwasser getrennt, § 9a HeizkostenV wenn die Erfassung fehlt – und die CO₂-Kosten nach dem CO2KostAufG zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Das ist der Teil, den seit 2023 jede Abrechnung braucht und den viele noch von Hand rechnen.
Liegt die Abrechnung von Techem, ista oder Brunata schon vor, wird sie eingelesen und die Werte werden übernommen – statt sie abzutippen. Verbrauchswerte stehen danach je Einheit in der Akte.
Die Zählerstände selbst müssen nicht auf Zetteln ankommen: Wer abliest, trägt sie in der App ein oder fotografiert den Zähler, und der Mieter kann seinen Stand im Portal selbst melden. Mehr dazu unter Zählerstände erfassen.
Was im Streitfall zählt, ist das Datum
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB. Danach sind Nachforderungen verloren. Der Fristenwächter rechnet sie täglich neu und warnt das Büro, bevor es zu spät ist.
Post, E-Mail oder Portal – mit Datum und Nachweistext. Nach 24 Stunden nicht mehr löschbar. Damit steht fest, wann und auf welchem Weg versendet wurde.
Der Mieter öffnet die Belege zu seiner Abrechnung im Portal. Kein Termin im Büro, keine Kopien, kein Suchen im Ordner des Vorjahres.
Nachzahlung, Guthaben, Leerstand
Das, was der Mieter tatsächlich gezahlt hat. Sind keine Zahlungen gebucht, nimmt die App das Vereinbarte, und die Abrechnung schreibt selbst dazu, welche der beiden Grundlagen sie genommen hat. Genau diese Zeile fehlt in den meisten Abrechnungen und ist der häufigste Grund, warum eine Nachforderung im Streit landet.
Der Zeitanteil wird gerechnet und der Anteil des Vormieters ausgewiesen. Wahlweise nach Leistungs- oder nach Abflussprinzip, je nachdem, wie es im Vertrag steht.
Bleibt beim Vermieter und wird nicht auf die übrigen Mieter verteilt. Das ist keine Einstellung, die jemand vergessen kann – die App rechnet es so.
Der Saldo steht auf der Abrechnung, die offene Forderung im Konto des Mieters, und was nicht kommt, greift das Mahnwesen mit Erinnerung und zwei Stufen ab. Guthaben lassen sich über den Zahllauf auszahlen.
Fünf Dinge, die gegen diese Software sprechen
- —Bei einem Mieterwechsel im Jahr weist die Abrechnung den Anteil des Vormieters aus. Eine zweite, eigene Abrechnung für den Vormieter ist Handarbeit.
- —Der Export beim Wechsel zu einem anderen Programm ist CSV plus Originaldateien – kein maschinenlesbares Vollformat, das ein fremdes System einliest. Raus kommst du, aber der Import drüben ist Arbeit.
- —Das Übergabe-Paket gibt es je Objekt, nicht für alle Objekte mit einem Klick.
- —Gewerbe mit Umsatzsteuer-Option ist nicht abgedeckt. Wer gewerbliche Einheiten optiert hat und die Umsatzsteuer in der Abrechnung ausweisen muss, braucht dafür eine andere Lösung – wir sagen es lieber vorher als nach dem Wechsel.
- —Wer nur eine Wohnung vermietet, ist hier überversorgt. Dafür gibt es günstigere Programme für Privatvermieter.
Sie vermieten privat mehrere Wohnungen? Dann rechnet sich der Einstieg besonders: Hausverwaltungssoftware für private Vermieter. Wie das gegen andere Programme aussieht — und warum es für Abrechnungssoftware keinen Testsieger gibt: Software im Vergleich.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Gibt es einen Testsieger für Nebenkostenabrechnungs-Software?＋
Nein. Auf test.de findet sich kein Test von Software für die Nebenkostenabrechnung oder die Hausverwaltung — nachgesehen am 29. September 2026. Wo „Testsieger“ steht, steht meist die Rangliste eines Vergleichsportals; fragen Sie dort, wonach bewertet wurde. Die fünf Punkte, an denen eine Abrechnung tatsächlich hängt, stehen oben auf dieser Seite.
Was kostet eine Software für die Nebenkostenabrechnung?＋
Bei DailyWalker gibt es keinen Grundpreis, gezahlt wird nach Einheiten: bis 20 Einheiten 9 €, bis 100 Einheiten 39 €, bis 300 Einheiten 99 € im Monat, netto. Büroarbeitsplätze sind frei. 14 Tage Probezeit, monatlich kündbar. Die Abrechnung ist kein Zusatz, sondern Teil der Hausverwaltung.
Rechnet die Software die Heizkosten selbst?＋
Ja, nach Heizkostenverordnung: Grund- und Verbrauchskosten im Verhältnis 30/70 oder 50/50, Warmwasser getrennt, § 9a HeizkostenV bei fehlender Erfassung und die CO₂-Kostenaufteilung nach dem CO2KostAufG. Alternativ liest sie die fertige Abrechnung des Messdiensts ein.
Wie kommt § 35a auf die Mieterabrechnung?＋
Der Anteil wird an der Eingangsrechnung je Position festgelegt und wandert von dort auf die Abrechnung des Mieters. Er muss nicht am Jahresende noch einmal gesucht werden – das ist die Zahl, nach der jeder Mieter im Februar fragt.
Was passiert nach dem Versand?＋
Die Zustellung wird mit Datum und Nachweistext festgehalten – Post, E-Mail oder Portal. Danach läuft die Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB als Frist im System, und die Belege kann der Mieter im Portal einsehen, statt einen Termin im Büro zu verlangen.
Geht auch die WEG-Abrechnung?＋
Ja: Jahresabrechnung mit Einzelabrechnung je Eigentümer als PDF, Rücklagenentwicklung, Wirtschaftsplan. Beschlossene Abrechnungen sind unlöschbar. Miet- und WEG-Verwaltung laufen in derselben App.
Und der Steuerberater?＋
Buchungsstapel als DATEV-CSV je Objekt und Zeitraum, dazu ein Jahrespaket. Die Mandanteneinstellungen stehen in der App.
Wie kommen meine alten Daten hinein?＋
Die Unterlagen der bisherigen Verwaltung werden als ZIP, Excel, CSV oder PDF hineingeworfen. Eine KI sichtet sie, liest Tabellen, Verträge, Abrechnungen und Protokolle, ordnet sie den Objekten und Wohnungen zu – und fragt nach, statt zu raten. Zum Ausprobieren liegt ein Beispiel-Paket in der App.
Eine Abrechnung durchspielen, mit deinen Zahlen.
14 Tage, alle Funktionen, kein Grundpreis. Die Unterlagen der bisherigen Verwaltung kannst du hineinwerfen – die KI sortiert sie und fragt nach, statt zu raten.