Hausverwaltungssoftware für private Vermieter — ab 9 € im Monat
Die meisten Programme für Hausverwaltungen rechnen je Arbeitsplatz ab und lohnen sich erst ab einem Büro. Hier zählen nur Einheiten: bis 20 Einheiten 9 € netto im Monat, kein Grundpreis, und wer mitarbeitet, zahlt nichts extra. Sie bekommen dieselbe Anwendung wie eine Verwaltung mit 300 Wohnungen.
Ob sich das für Sie lohnt, hängt nicht an der Zahl der Wohnungen, sondern an drei Stellen, an denen eine Tabelle kippt. Die stehen weiter unten — samt der ehrlichen Antwort, wann Sie bei Excel bleiben sollten.
Sechs Dinge, und keines davon ist abgespeckt
Die Abrechnung, die hält
Betriebskosten mit Umlageschlüssel je Objekt, Kennzeichen umlagefähig je Rechnungsposition, § 35a-Anteil auf der Mieterabrechnung. Heizkosten wahlweise selbst gerechnet nach HeizkostenV — 30/70 oder 50/50, § 9a, CO₂-Aufteilung — oder aus der Messdienst-Abrechnung übernommen.
Zählerstände ohne Zettel
Ableseliste als PDF oder CSV, ausgefüllt wieder einlesen. Oder der Mieter meldet selbst im Portal mit Foto, und Sie bestätigen. Ein Stand unter dem letzten wird zurückgefragt statt gebucht.
Der Nachweis der Zustellung
Der Punkt, an dem es im Streit hängt: Die fertige Abrechnung wird ins Portal des Mieters zugestellt, mit Nachweis und laufender Einwendungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB. Ein PDF per Mail hat dieses Datum nicht.
Miete, Mahnung, Kaution
Sollstellung zum Monatsersten, anteilig bei Ein- und Auszug. Mahnstufen mit Fristen und Gebühren. Kaution mit Anlageart, Verzinsung und Abrechnung beim Auszug nach den Fristen des § 551 BGB.
Der Mieterwechsel
Übergabeprotokoll am Handy: Räume, Zählerstände, Schlüssel, Fotos, zwei Unterschriften — das PDF geht noch im Treppenhaus per Mail an den Mieter. Der Zählerstand daraus ist derselbe, der ein Jahr später in der Abrechnung steht.
Und was Sie nicht brauchen
Es gibt keinen abgespeckten Tarif mit weniger Funktionen. Sie bekommen dieselbe App wie eine Verwaltung mit 300 Einheiten — Sie zahlen nur weniger, weil Sie weniger Einheiten haben.
Die Abrechnung, die den Einwand schon kennt
Fünf Kostenarten mit Umlageschlüssel, das Ergebnis je Einheit mit § 35a-Anteil, Vorauszahlung und Saldo — und ein Prüfschritt, bevor sie herausgeht. Leerstand bleibt beim Eigentümer, der Vormieter-Anteil wird ausgewiesen.
Wann Sie bei Ihrer Tabelle bleiben sollten
Bei zwei oder drei Einheiten, einem Umlageschlüssel und Mietern, die seit Jahren dort wohnen, ist eine Tabelle völlig ausreichend — und billiger. Wir würden Ihnen nichts anderes empfehlen.
Es kippt an drei Stellen: beim unterjährigen Ein- und Auszug mit Zeitanteil, bei Heizkosten nach HeizkostenV, und beim Nachweis, wann die Abrechnung zugestellt wurde. Die ersten beiden können Sie in Excel nachbauen, wenn Sie wollen. Den dritten nicht — dort brauchen Sie ein belegbares Datum, kein Sendedatum aus Ihrem Postfach.
Häufige Fragen
Was kostet Hausverwaltungssoftware für private Vermieter?＋
Nach Einheiten, netto, monatlich: 9 € bis 20 Einheiten, 39 € bis 100, 99 € bis 300. Kein Grundpreis, und im Büro dürfen beliebig viele Leute mitarbeiten — bei einem privaten Vermieter also Sie und wer sonst hineinsieht, ohne Aufpreis. 14 Tage Probezeit, in denen nichts abgebucht wird, danach monatlich kündbar.
Lohnt sich das bei drei Wohnungen?＋
Ehrlich: oft nicht. Bei drei Einheiten mit einem Umlageschlüssel und ohne Mieterwechsel kommen Sie mit einer Tabelle weit. Es kippt an drei Stellen — bei unterjährigen Ein- und Auszügen mit Zeitanteil, bei Heizkosten nach HeizkostenV, und beim Nachweis der Zustellung. Die ersten beiden lassen sich in Excel nachbauen, den dritten nicht.
Brauche ich Verwaltungswissen, um damit zu arbeiten?＋
Für die Abrechnung nimmt Ihnen die App die Rechenwege ab, nicht die Entscheidungen: Welcher Schlüssel für welche Kostenart gilt, steht in Ihrem Mietvertrag, und das kann kein Programm für Sie wissen. Was es kann: Sie auf Widersprüche hinweisen, bevor die Abrechnung herausgeht, und Fristen im Blick behalten.
Kann ich meine bisherigen Unterlagen übernehmen?＋
Per CSV- und Excel-Import mit Spaltenzuordnung — oder Altunterlagen als ZIP hineinwerfen, dann liest die KI Verträge, Abrechnungen und Tabellen, ordnet zu und fragt nach, wo sie unsicher ist. Wie lange das bei Ihrem Bestand dauert, versprechen wir nicht.
Und wenn ich später wieder wechseln will?＋
Je Objekt ein ZIP: Einheiten, Mietverträge, offene Posten zum Stichtag als CSV, dazu alle hochgeladenen Dokumente im Original und der DATEV-Stapel. Die Grenzen ehrlich: kein Gesamtexport über alle Objekte mit einem Klick, und kein Format, das ein anderes Programm direkt einliest.
Rechnen Sie ein Jahr durch, das Sie kennen
Nehmen Sie die letzte Abrechnung, die Sie selbst gemacht haben, und gehen Sie sie hier noch einmal bis zum PDF durch. Wenn dieselben Zahlen herauskommen, wissen Sie, dass es trägt. Wenn andere herauskommen, wissen Sie mehr als vorher. 14 Tage, monatlich kündbar, in den 14 Tagen wird nichts abgebucht.
Der volle FunktionsumfangNur die Abrechnung: Nebenkostenabrechnung-Software. Programme vergleichen: Softwarevergleich. Alle Preisstufen auf der Preisseite.